Toyota-Fonden (i det efterfølgende kaldt TF) behandler data modtaget fra ansøgere af legater. TF indhenter ikke yderligere oplysninger, og derfor behandler TF kun personoplysninger, som legatansøger fremsender.
Ved tilsagn
Tilsagn sendes pr. brev med oplysning om legatets størrelse og til hvilket formål. Heri udbeder TF sig oplysning om CPR/CVR-nr., bankkonto og meddeler TFs betingelser for legatet. Brevet opbevares elektronisk. De indsamlede oplysninger benyttes kun til udbetaling af beløbet og ved indberetning til skat.
De fysiske ansøgninger gemmes i løbende år + 5 år pga. gældende regler og love for bogføring og skatteregnskab.
De fysiske ansøgninger makuleres efter udløb af ovennævnte periode og elektronisk gemte data slettes samtidig.
Ved afslag
Afslag fremsendes pr. brev, og brevet gemmes elektronisk indeholdende navn og adresse samt dato for afsendelse af brev. Oplysninger benyttes til opslag ved modtagelse af nye ansøgninger, så TF kan undersøge, om der tidligere har været ansøgning fra samme ansøger. Data slettes efter 3 år.
Den fysisk tilsendte ansøgning makuleres efter 45 dage fra afsendelse af afslagsbrev. Gemmes i denne periode for det tilfælde, at TF modtager breve retur med ubekendt adresse.
Indsigt
TF anvender ikke elektronisk sagsbehandling og kan derfor ikke tilbyde elektronisk adgang til de opbevarede data.
TF står til enhver tid til rådighed om oplysning af brug af data, men TF understreger, at der kun findes personoplysning som legatansøgere selv har indsendt og dermed indirekte har givet samtykke til. TF indhenter som nævnt ikke oplysninger fra andre kilder. TF opfylder alle lovkrav til behandling af persondata.